Client en difficulté : négocier un échelonnement ?

Votre client tarde pour régler votre facture, vous avez fait des relances mais sans succès. Il a des problèmes de trésorerie et vous demande de payer en plusieurs fois. Accepter et lui proposer un échelonnement des paiements ? Nos conseils...

La demande d’échelonnement du client

Des problèmes de trésorerie. Un client peut vous adresser un courrier pour vous demander d’étaler le paiement de sa dette en plusieurs versements. Votre débiteur n’est pas de mauvaise foi, il ne conteste pas sa dette mais il est dans une période difficile.

Conseil. Si votre client ne vous fait pas la demande d’échelonner ses paiements, vous pouvez lui proposer. Certains clients n’osent pas le demander et cela permet pourtant pour vous d’être payé sans procédure de recouvrement.

Accepter ? Rien ne vous oblige à accepter un échelonnement de la dette mais vous n’avez pas intérêt à refuser car votre client pourra demander au juge un échelonnement des paiements, bien sûr uniquement si sa situation financière le justifie. Accorder des délais de paiement revient à anticiper une éventuelle décision de justice.

Proposer un échéancier

Rédiger l’échéancier. Si vous acceptez d’étaler son paiement, vous devez proposer un échéancier dans lequel le nombre de versement sera fixé ainsi que la date à laquelle chaque mensualité sera versée. Sur ce document, vous préciserez également la ou les factures concernées et leur montant total et le mode paiement. Transmettez-lui un échéancier du type : «  Monsieur … reconnaît devoir la somme de … à Monsieur … au titre de sa facture n° … en date du … . Il s’engage à s’acquitter de cette somme en …[mettez le nombre d’échéances] échéances de … euros chacune, à payer au …[mettez les dates de paiement] et par virement automatique (à privilégier au chèque) . Si une seule de ces échéances n’était pas honorée, le présent échéancier deviendrait caduc et le solde serait immédiatement exigible dans sa totalité. Monsieur … pourrait sans autre formalité agir en justice pour le recouvrement des sommes dues. »

Combien d’échéances ? N’hésitez pas à négocier avec lui le nombre de mensualités et le montant. Il est préférable de tout faire pour trouver un terrain d’entente et parvenir à être payé. Mais faites un échéancier qui vous permette d’obtenir le paiement rapidement car la situation financière de votre client peut s’aggraver davantage. Évitez également les trop petites mensualités sinon cela va durer trop longtemps.

Un écrit signé. Faites ensuite signer cet échéancier complété à votre client. Cet écrit présente un double intérêt : vous connaissez précisément l’offre de paiement et, en même temps, vous avez confirmation que votre facture n’est pas contestée.

Conseil. Il est très important d’apprécier la situation financière de votre client car si sa situation est trop critique et qu’il passe en procédure collective, vous ne serez pas prioritaire pour récupérer votre créance, donc essayer de récupérer au plus vite votre créance.

Et en cas d’impayé...

Une mise en demeure immédiate...  Comme indiqué dans l’échéancier, si votre client ne paie pas une mensualité, vous lui envoyez immédiatement une mise en demeure de payer par recommandé et ensuite entamez la procédure de recouvrement.

À noter. L’échéancier fait également office de reconnaissance de dette par votre client. Ainsi, si vous deviez aller en justice, vous pourriez apporter cet échéancier pour preuve que votre client reconnaît vous devoir de l’argent puisqu’il l’a signé.

Vous avez tout intérêt à accepter un échelonnement de la dette de votre client. Vous augmentez ainsi vos chances d’être payé sans besoin d’une procédure contentieuse. Et si cette proposition amiable n’aboutissait pas, vous auriez alors déjà en main une reconnaissance de dette et la preuve qu’il vous doit de l’argent !

TVA : des règles à respecter pour éviter un redressement

Parmi les chefs de redressement dont votre entreprise peut faire l’objet à la suite d’une vérification de comptabilité, les rappels de TVA déduite par anticipation reviennent assez souvent. Nos conseils pour l’éviter...

Respecter les principes de déduction...

Un droit à déduction. Selon les dispositions de l’article 271 du Code général des impôts, le droit à déduction prend naissance lorsque la taxe devient exigible chez le redevable. En clair, le droit à déduction de la TVA incluse dans le prix d’achat d’un bien ou d’un service ne peut être exercé tant que le fournisseur du bien ou du service n’est pas tenu au paiement de la taxe.

Quand ? La taxe déductible est notamment celle qui figure sur la facture délivrée par le fournisseur et celle qui est due à l’importation. La déduction s’opère par imputation sur la TVA due par le redevable au titre du mois pendant lequel le droit à déduction a pris naissance. Lorsque l’exigibilité de la taxe est intervenue, c’est-à-dire quand le droit à déduction a pris naissance chez l’assujetti, et que ce dernier est entré en possession de la facture (ou de la déclaration d’importation), la question qui se pose est de savoir sur quelle déclaration de chiffre d’affaires il peut exercer son droit à déduction.

Application pratique. Dès lors que vous êtes en possession du document à la date de dépôt de votre déclaration de chiffre d’affaires couvrant la période d’imposition au cours de laquelle la taxe est devenue exigible, l’entreprise est en mesure d’exercer son droit à déduction sur cette déclaration. En effet, la condition formelle justifiant la déduction de la TVA pour laquelle le droit à déduction est né est respectée. La circonstance que vous soyez effectivement entré en possession de la facture à une date postérieure à l’échéance de la période d’imposition en cause est indifférente.

Bon à savoir. En principe, vous n’êtes pas tenu pour responsable du non-respect, par un fournisseur, de ses obligations qui découlent pour lui de l’exigibilité de la taxe sur l’opération réalisée.

... selon la nature de l’opération

Livraison de biens. La TVA ne devient exigible chez votre fournisseur qu’à la date de livraison des marchandises. C’est donc à partir de ce moment que vous êtes en droit de déduire la taxe qui vous a été facturée. En pratique, ce droit à déduction coïncide très souvent avec la facturation. Votre entreprise peut donc déduire la TVA corrélativement à l’émission de la facture par votre fournisseur, peu importe la date de paiement.

Prestation de services. La déduction de la TVA est liée au règlement du montant des prestations. L’exigibilité de la TVA chez votre fournisseur intervient lors de l’encaissement du prix : vous déduisez la taxe facturée au moment du paiement.

Exception au principe. Vos fournisseurs et prestataires de services ont la possibilité d’opter pour la TVA selon les débits. Dans ce cas, ils doivent reverser la TVA dès leur facturation et non au moment où ils encaissent le prix (sauf pour les acomptes). En quelque sorte, ils font l’avance de la TVA. Et de votre côté, vous êtes autorisé à déduire cette taxe dès réception de la facture, avant même d’avoir procédé à son paiement.

À noter. Si un fournisseur a opté pour la TVA selon les débits, il a l’obligation de faire figurer cette mention sur ses factures.

En cas de déduction anticipée. À la suite d’une vérification de comptabilité, si l’inspecteur des finances publiques constate que votre entreprise a déduit trop prématurément de la TVA, il vous notifiera un rappel de TVA pour la somme correspondante. Si votre bonne foi demeure présumée, il ne vous appliquera que les intérêts de retard. Et suite au contrôle fiscal, vous pourrez récupérer la TVA déduite par anticipation.

Une déduction anticipée de la TVA correspond, très souvent, au point d’entrée que choisit le fisc pour déclencher un contrôle fiscal. Et attention ! Les pénalités de 40 % (mauvaise foi) sont appliquées quasi automatiquement lorsque la société a déjà fait l’objet d’un rappel de ce type.

Frais de repas

A l’inverse des gérants de sociétés soumises à l’IS, qui ne peuvent déduire leurs frais de repas personnels que quand ils sont en déplacement professionnel, les chefs d’entreprises soumises à l’IR peuvent déduire les frais supplémentaires de repas qu’ils prennent sur le lieu d’exercice de leur activité, en raison de l’éloignement de leur domicile. 

Les frais doivent être justifiés (notes de restaurant, etc.), leur montant doit être raisonnable et la distance entre votre entreprise et votre domicile doit faire obstacle à ce que le repas soit pris chez vous. 

L’administration considère toutefois une fraction du prix du repas comme une dépense personnelle qui n’est pas déductible, qu’elle évalue pour 2016 à 4,70 € (4,65 € en 2015). Vous ne pourrez donc déduire que la fraction du montant qui excède 4,70 € et dans la limite d’un plafond fixé à 18,30 € (18,10 € en 2015). 

La dépense maximale admise en déduction en 2016 s’élève donc à 13,60 € par repas (contre 13,45 € en 2015).

La TVA sur l’essence n’est jamais déductible.

La TVA sur l’essence n’est jamais déductible. S’agissant du gazole, elle l’est en tout ou partie selon le type de véhicule. Mais cela pourrait bientôt changer...

La déduction de la TVA sur un véhicule dépend de son type : véhicule de tourisme (VP sur la carte grise) ou véhicule utilitaire (VU).

La TVA sur les véhicules de tourisme n’est pas déductible « pour les véhicules ou engins, quelle que soit leur nature, conçus pour transporter des personnes ou à usage mixte » et « pour les éléments constitutifs, pièces détachées et accessoires de ces véhicules et engins » (Art. 206, IV-2-6° et 7° de l’annexe II du CGI).

A contrario, la TVA relative à un véhicule utilitaire est déductible.

À noter. À partir du moment où le véhicule est exclu du droit à déduction, tous les services afférents n’ouvrent pas droit non plus à déduction. La TVA sur les frais d’entretien et de réparation n’est donc pas déductible s’agissant d’un véhicule de tourisme.

S’agissant des essences utilisées comme carburant, (notamment le supercarburant sans plomb), la règle est simple : la TVA n’est jamais déductible, quel que soit le type de véhicule dans lequel elles sont utilisées.

S’agissant du gazole, la TVA sera partiellement ou totalement récupérable, selon que le véhicule est ou n’est pas exclu du droit à déduction en matière de TVA. Ainsi, s’il s’agit d’un véhicule de tourisme immatriculé comme voiture particulière, la TVA sur le gazole est récupérable pour 80 %. Mais s’il s’agit d’une camionnette, la TVA est alors récupérable à 100 %.

Le gouvernement prévoyait de revenir sur ce principe lors du vote de la loi de finances fin décembre 2015. La TVA aurait alors été déductible à 80 % sur l’essence utilisée sur un VP et à 100 % sur un VU.

L’ amendement n’ayant finalement pas été retenu lors du vote définitif de la loi, les règles ci dessus ne changent pas malheureusement…

Barème kilométrique 2016

Chaque année, l'administration publie les barèmes kilométriques des frais de voitures et de deux-roues applicables à l'imposition de vos revenus. Dans sa mise à jour de sa base Bofip du 15.02.2016, l’administration vient d'indiquer que pour l'imposition des revenus de l'année 2015, le barème forfaitaire permettant l'évaluation des frais de déplacement est identique à celui prévu pour l'année 2014 par l'arrêté du 26.02.2015.

Si vous n’optez pas pour la déduction forfaitaire de 10 % pour vos frais professionnelssur votre déclaration de revenus, vous pouvez utiliser le barème kilométrique publié par l’administration. Traditionnellement, le barème kilométrique comptait 11 tranches de puissance fiscale, la plus haute étant celle des voitures de 13 CV et plus. Depuis l'imposition des revenus 2012, la puissance administrative du véhicule n'est retenue que dans la limite maximale de 7 CV.

Bon à savoir. Si vous choisissez de ne pas utiliser le barème kilométrique, les frais réels déductibles, autres que les frais de péage, de garage ou de parking et d’intérêts annuels afférents à l’achat à crédit du véhicule utilisé, ne peuvent excéder le montant qui serait admis en application du barème kilométrique.

À noter. Si vous utilisez votre véhicule personnel pour vos déplacements professionnels, les frais vous sont remboursés par la société. Vous pouvez demander le remboursement des frais en les calculant à l'aide de ce même barème fiscal publié par l’administration. Ces remboursements ne sont pas imposables pour vous.

Barème kilométrique 2016

Chaque année, l'administration publie les barèmes kilométriques des frais de voitures et de deux-roues applicables à l'imposition de vos revenus. Dans sa mise à jour de sa base Bofip du 15.02.2016, l’administration vient d'indiquer que pour l'imposition des revenus de l'année 2015, le barème forfaitaire permettant l'évaluation des frais de déplacement est identique à celui prévu pour l'année 2014 par l'arrêté du 26.02.2015.

Si vous n’optez pas pour la déduction forfaitaire de 10 % pour vos frais professionnelssur votre déclaration de revenus, vous pouvez utiliser le barème kilométrique publié par l’administration. Traditionnellement, le barème kilométrique comptait 11 tranches de puissance fiscale, la plus haute étant celle des voitures de 13 CV et plus. Depuis l'imposition des revenus 2012, la puissance administrative du véhicule n'est retenue que dans la limite maximale de 7 CV.
Bon à savoir. Si vous choisissez de ne pas utiliser le barème kilométrique, les frais réels déductibles, autres que les frais de péage, de garage ou de parking et d’intérêts annuels afférents à l’achat à crédit du véhicule utilisé, ne peuvent excéder le montant qui serait admis en application du barème kilométrique.
À noter. Si vous utilisez votre véhicule personnel pour vos déplacements professionnels, les frais vous sont remboursés par la société. Vous pouvez demander le remboursement des frais en les calculant à l'aide de ce même barème fiscal publié par l’administration. Ces remboursements ne sont pas imposables pour vous.

Frais de repas : combien déduire en 2016 ?

A l’inverse des gérants de sociétés soumises à l’IS, qui ne peuvent déduire leurs frais de repas personnels que quand ils sont en déplacement professionnel, les chefs d’entreprises soumises à l’IR peuvent déduire les frais supplémentaires de repas qu’ils prennent sur le lieu d’exercice de leur activité, en raison de l’éloignement de leur domicile. 

Les frais doivent être justifiés (notes de restaurant, etc.), leur montant doit être raisonnable et la distance entre votre entreprise et votre domicile doit faire obstacle à ce que le repas soit pris chez vous. 

L’administration considère toutefois une fraction du prix du repas comme une dépense personnelle qui n’est pas déductible, qu’elle évalue pour 2016 à 4,70 € (4,65 € en 2015). Vous ne pourrez donc déduire que la fraction du montant qui excède 4,70 € et dans la limite d’un plafond fixé à 18,30 € (18,10 € en 2015). 

La dépense maximale admise en déduction en 2016 s’élève donc à 13,60 € par repas (contre 13,45 € en 2015).

Et cette TVA sur l’essence finalement ?

Les essences : une TVA jamais déductible. S’agissant des essences utilisées comme carburant, (notamment le supercarburant sans plomb), la règle est simple : ces essences sont exclues du droit à déduction, quel que soit le type de véhicule dans lequel elles sont utilisées.

La TVA sur l’essence : ce qui était prévu dans le projet de LDF... Le gouvernement prévoyait de revenir sur ce principe lors du vote de la loi de finances fin décembre 2015. La TVA aurait alors été déductible à 80 % sur l’essence utilisée sur un VP et à 100 % sur un VU.

Mais un amendement rejeté ! Cet amendement n’a finalement pas été retenu lors du vote définitif de la loi, malheureusement...

Et donc ? La règle ne change pas. La TVA sur l’essence n’est ainsi jamais déductible, qu’elle soit utilisée sur un véhicule particulier ou utilitaire. S’agissant du gazole, la TVA est et demeure partiellement ou totalement récupérable, selon que le véhicule est ou n’est pas exclu du droit à déduction en matière de TVA. Ainsi, s’il s’agit d’un véhicule de tourisme immatriculé comme voiture particulière, la TVA sur le gazole est récupérable pour 80 %. Mais s’il s’agit d’une camionnette, la TVA est alors récupérable à 100 %.

RÉMUNÉRATIONS DES DIRIGEANTS : salaire ou dividendes ?

Pour vous rémunérer au sein de votre entreprise soumise à l’IS, vous avez principalement le choix entre des salaires et des dividendes. Est-il plus avantageux de privilégier l’un ou l’autre, tant pour vous que votre société ?

Le salaire :

En règle générale, vos salaires ou rémunérations sont taxés à l’impôt sur le revenu. Par application du barème progressif dont le taux varie de 0 à 45%, l’imposition sera limitée, ou amplifiée, en fonction de l’ensemble des gains de l’année et de votre situation familiale.

Le gérant associé d’une EURL de même que le gérant majoritaire d’une SARL cotisent au Régime Social des Indépendants (RSI) à hauteur de 37 à 47 % de ses revenus.

Le gérant égalitaire ou minoritaire mais également le dirigeant d’une SAS ou SA acquittent auprès des différentes caisses du Régime Général de la Sécurité sociale des charges (cotisations salariales et charges patronales à l’exclusion en général des cotisations dues au titre de l’indemnisation chômage) de l’ordre de 70% à 80% du salaire net perçu environ.

Augmenter le salaire, c’est augmenter les cotisations sociales tout en diminuant le bénéfice taxable et les dividendes. Une stratégie appréciable au moment de régler l’IS ! Sauf que minimiser les bénéfices rend particulièrement délicat toute distribution. D’autant qu’une gestion en « bon père de famille » imposera de consolider, jusqu’à un certain point, les capitaux propres et du coup, privilégier la mise en réserve des bénéfices. Certes l’augmentation du salaire entraîne la hausse des cotisations sociales mais qui dit forte rémunération, dit amélioration des futurs droits à la retraite.

Diminuer le salaire, c’est augmenter votre capacité de distribution, de même que l’IS.

Les dividendes :

Lorsque les associés décident de s’octroyer tout ou partie des bénéfices, les bénéfices ainsi distribués sont imposés d’abord au niveau de la société au taux de 15% ou 33,33% au-delà de 38 120 €. La baisse des salaires impactant directement les charges d’exploitation , entraînent inévitablement la hausse du résultat taxable.

Ils sont ensuite imposés au niveau de chacun des associés au titre de leur IR. Les dividendes perçus sont évidemment assujettis au barème progressif mais absolument pas selon les mêmes modalités et taux que les salaires. Leur montant est en effet imposé après application d’un abattement de 40%.

Le gérant associé d’EURL et le gérant majoritaire de SARL acquittent des cotisations au RSI calculées sur le montant des dividendes. Idem pour une distribution réalisée au profit du conjoint ou partenaire pacsé. Seulement une fraction égale à 10% du capital social échappe à cet assujettissement. Autrement dit, dans le cas de figure de l’associé-dirigeant affilié au RSI, les cotisations seront quasiment identiques qu’il s’agisse pour lui de prélever des rémunérations ou des dividendes. S’agissant d’un gérant égalitaire ou minoritaire ou d’un dirigeant de SAS ou SA percevant des dividendes, ce sont cette fois des prélèvements sociaux au taux global de 15,5% qui sont dus.

Ce sont donc pour ces derniers que les dividendes présentent un bel avantage comparé aux salaires.