Bien mesurer le coût des aides financières à un salarié
Vous disposez de différents moyens pour soutenir un salarié qui fait face à des ennuis pécuniaires. Avance sur salaire, acompte ou prêt, attention à la formule retenue !
Avance sur salaire
Du salaire par anticipation. Vous êtes tout à fait libre d'accepter ou de refuser l'avance sur salaire que peut vous demander un salarié. En pratique, avancer du salaire consiste à verser au salarié une somme qui correspond à un travail qu'il n'a pas encore effectué (ex. : verser le 12 février le salaire du mois de mars).
Si vous l'acceptez, que ce soit en espèces, par chèque ou par virement, mieux vaut faire signer un reçu au salarié précisant le montant de l'avance et la date du versement, ne serait-ce que pour prévenir toute éventuelle difficulté ultérieure d'interprétation (voir modèle ci-dessous).
Un remboursement balisé. Par la suite, vous pourrez vous rembourser par des retenues successives sur salaire, au plus égales à 1/10 du salaire net exigible, sous réserve d'éventuels versements volontaires du salarié.
En pratique, vous retenez 1/10 du salaire net, tous éléments de salaire compris (indemnité de congés payés, indemnités compensatrices de congés payés ou de préavis, primes, etc.), jusqu'à épuisement du montant de l'avance. Rien ne vous empêche de convenir de mensualités moindres avec le salarié.
Exemple : Un salarié perçoit un salaire net de 1 500 €. Vous lui accordez une avance de 600 € le 5 février. Lors de la paie de mars, vous pouvez retenir 150 €. Les retenues se poursuivront les mois suivants en fonction du salaire net (attention aux adaptations à opérer en cas de variation de salaire), jusqu'à remboursement total.
Par exception, vous pouvez vous rembourser intégralement sur les sommes ayant la nature de dommages et intérêts (ex. : indemnités de licenciement).
Payer les charges dans les délais. Lors du versement d'une avance, vous n'avez pas à précompter les cotisations sociales. Elles devront être décomptées lors de l'établissement des paies sur lesquelles les remboursements seront prélevés.
Prêt au salarié
Prêter, dans quelles limites ? Sauf si cela relève de son activité, une entreprise ne peut pas se comporter comme un organisme financier.
Vous ne pouvez accorder à un salarié un prêt qu'à titre exceptionnel en fonction de considérations d'ordre social. Pas question d'instaurer un usage, lors de certains éléments, permettant aux salariés, quelle que soit leur situation personnelle, d'obtenir un prêt de l'entreprise. Vous pouvez décider d'assortir le prêt d'intérêts. Veillez alors à la limite du taux de l'usure (barème ci-dessous).
Un contrat de prêt écrit est recommandé. Juridiquement, l'écrit n'est obligatoire pour un prêt avec intérêts que si le taux est différent du taux légal (0,65 %/an en 2010, non encore connu pour 2011) et pour un prêt sans intérêt que si la somme prêtée dépasse 1 500 €.
Clarifier les modalités de remboursement. En présence d'un prêt, les dettes respectives du salarié et de l'employeur résultent de deux contrats distincts : contrat de travail, contrat de prêt. Il est en principe impossible de procéder à une quelconque retenue sur le bulletin de paie. La seule solution serait alors de prévoir que le salarié rembourse le prêt par chèque ou virements automatiques.
Pour plus de sécurité, il est prudent de dissocier clairement les situations : soit vous consentez une avance et la traitez comme telle, soit vous concluez avec un salarié un contrat de prêt que vous gérez distinctement de son salaire.
Solder le prêt. À la rupture du contrat de travail, vous ne pouvez, en aucun cas « vous rembourser » en retenant le solde du prêt sur la dernière paie. Rien n'interdit, selon les juges, de prévoir une clause rendant immédia- tement exigible le solde non remboursé en cas de rupture du contrat. Pour autant, vous ne pouvez pas retenir le montant de ce solde sur les sommes versées au salarié. En cas de difficulté, la seule solution reste un recours en justice...
Payer des charges ou pas ? Le prêt est exonéré de cotisations s'il est stipulé remboursable en totalité. En revanche, s'il prévoit une dispense de remboursement en tout ou partie, c'est une avance à fonds perdu qui constitue un avantage sur lequel vous devez cotiser.
Exemple : Un prêt accordé à un salarié pour une création d'entreprise, remboursable en cas d'échec du projet et de retour dans l'entreprise, est soumis à charges sociales dès lors que le salarié n'aura pas réintégré l'entreprise.
De son côté, le salarié doit déclarer le prêt à partir de 760 € (imprimé fiscal 2062 à joindre à la déclaration de revenus). Le prêt n'est pas imposable. C'est à vous d'effectuer cette déclaration lorsque vous avez consenti plusieurs prêts pour des montants chaque fois inférieurs à 760 €, mais qui globalisés atteignent cette somme.
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Convention d'avance sur salaire
M. ... sollicite de la société ..., son employeur, une avance sur salaire de ... euros qui lui est accordée et versée le .... L'avance est remboursable, par prélèvements successifs lors de chaque paie du dixième du salaire exigible, jusqu'à extinction de la dette.
M. ... pourra se libérer à son gré par remboursements anticipés. En cas de rupture du contrat de travail pour quelque cause que ce soit, les sommes restant dues deviennent immédiatement exigibles et seront prélevées sur le bulletin de paie dans les limites mentionnées ci-dessus ou seront payées dans leur intégralité directement par le salarié.
Fait à ... le ..., en deux exemplaires.
Signatures du salarié et de l'employeur.
Prêts d'un montant inférieur ou égal à 1 524 € (3) | 15,98 % | 21,31 % |
Découverts en compte, prêts permanents et financement d'achats ou de ventes à tempérament d'un montant supérieur à 1 524 € (3) et prêts viagers hypothécaires | 14,75 % | 19,67 % |
Prêts personnels et autres prêts d'un montant supérieur à 1 524 € | 5,83 % | 7,77 % |
